A mezőgazdasági digitalizáció nem egy újabb alkalmazással kezdődik

Hogyan nőtt egy munkaerő-kezelő rendszer egy mezőgazdasági vállalat mindennapi működését összekötő digitális platformmá

A mezőgazdaság digitalizációjáról könnyű úgy beszélni, mintha elsősorban drónokról, szenzorokról, autonóm gépekről és mesterséges intelligenciáról szólna.

A valóság általában sokkal kevésbé látványos.

Egy nagyobb mezőgazdasági vagy mezőgazdasági gépekkel dolgozó vállalatnál az első problémát sokszor nem az jelenti, hogy nincs elég technológia. Éppen ellenkezőleg: rengeteg adat, ember, gép, munkaterület és különálló folyamat létezik egyszerre, de ezek nincsenek megfelelően összekötve.

Pontosan innen indult az együttműködésünk az Exatech vállalattal.

Az első probléma egyszerűnek tűnt

A kiindulási igény egy egyedi workforce management rendszer volt.

A munkatársak különböző helyszíneken és mezőgazdasági területeken dolgoztak, ezért pontosan kellett látni:

• ki dolgozik

• hol dolgozik

• mikor kezdte és fejezte be a munkát

• milyen feladatot végez

• melyik munkaterülethez tartozik

• hogyan alakulnak a ledolgozott órák

Ehhez GPS-alapú bejelentkezést fejlesztettünk.

A munkavállaló csak akkor tudja megkezdeni a munkanapját, ha valóban a kijelölt helyszínen tartózkodik. A rendszer így nem egyszerű jelenléti ívként működik, hanem a tényleges terepi működéshez kapcsolódik.

Ez azonban csak a kezdet volt.

A rendszernek követnie kellett a vállalatot, nem fordítva

A mezőgazdasági működés egyik sajátossága, hogy a terhelés nem egyenletes.

Bizonyos időszakokban lényegesen több emberre, gépre és kapacitásra van szükség. Ilyenkor a saját alkalmazottak mellett külsős munkatársak és partnerek is bekapcsolódnak a napi működésbe.

Egy hagyományos belső vállalati rendszer itt gyorsan korlátokba ütközik.

Ezért úgy alakítottuk tovább a platformot, hogy ne csak a vállalat saját alkalmazottait tudja kezelni.

Ma már a gépekkel dolgozó alkalmazottak mellett a külsős munkatársak is ugyanazt a rendszert használják.

Ugyanazon a felületen kezelhető a munkavégzés, a helyszín, a feladatok és a szükséges üzemi információk.

A vezetés pedig nem külön Excel-fájlokból, üzenetekből és papírokból próbálja összerakni, mi történt aznap.

A következő lépés az adatok értelmezése volt

Az adatgyűjtés önmagában nem digitalizáció.

Attól, hogy egy vállalat több ezer adatpontot tárol, még nem feltétlenül tud jobb döntéseket hozni.

Ezért a rendszer következő fontos része a kimutatások és vezetői riportok kialakítása lett.

A rendszerben összegyűjtött adatokból olyan áttekintéseket készítettünk, amelyek segítségével már nem csak azt lehet látni, hogy egy adott munkatárs mikor jelentkezett be.

A cél az volt, hogy a működés egészéről lehessen kérdéseket feltenni.

Mennyi munka történt egy adott időszakban?

Hol keletkeznek eltérések?

Hogyan használják a rendelkezésre álló kapacitást?

Milyen folyamatok igényelnek több időt vagy emberi beavatkozást?

Hogyan változik a teljesítmény időszakról időszakra?

A nyers üzemi adatból így fokozatosan vezetői információ lett.

A workforce managementből CRM lett

Ahogy egyre több üzleti folyamat került a rendszerbe, egy másik probléma is természetesen megjelent.

Az ügyfelekhez, kapcsolatokhoz és üzleti folyamatokhoz tartozó információk kezelése.

Ezért az eredeti workforce management platform mellé egyedi CRM funkciókat is fejlesztettünk.

Nem egy különálló, általános CRM rendszert vezettünk be csak azért, mert „minden cégnek kell CRM”.

A cél az volt, hogy az ügyféladatok ugyanannak a működésnek legyenek a részei, amelyben a vállalat már a munkatársakat, terepi folyamatokat és riportokat kezeli.

Ez fontos különbség.

Egy vállalat digitalizációja ritkán attól lesz sikeres, hogy öt különböző SaaS rendszer előfizetését megvásárolja.

A valódi előrelépés akkor történik, amikor az információk elkezdenek egymással kommunikálni.

Egy alkalmazás, amelyet ténylegesen használnak

Egy vállalati rendszer egyik legfontosabb mérőszáma nem az, hogy hány funkció található benne.

Hanem az, hogy használják-e.

A platform ma már a napi működés része.

A gépekkel dolgozó munkatársak használják.

A belső alkalmazottak használják.

A külsős munkatársak használják.

A vezetés pedig ugyanabból a rendszerből kapja meg azokat az adatokat és kimutatásokat, amelyekre a működés áttekintéséhez szüksége van.

Ez sokkal fontosabb eredmény számunkra, mint egy hosszú funkciólista.

A vállalati szoftver akkor működik jól, amikor egy idő után már nem „új szoftverként” gondolnak rá.

Egyszerűen a munka részévé válik.

Nem cseréltünk le mindent

Az ilyen projektek során az egyik legnagyobb hiba az lenne, ha minden meglévő rendszert megpróbálnánk lecserélni.

Erre általában nincs szükség.

Az Exatech esetében is fontos szempont volt, hogy az új rendszer együtt tudjon működni más vállalati megoldásokkal.

Integrációkat készítettünk többek között azért, hogy a munkaidő, gépekhez kapcsolódó információk, feladatok és más üzleti adatok ne különálló szigeteken maradjanak.

A cél nem egy gigantikus rendszer létrehozása volt, amely minden létező szoftvert levált.

Hanem egy olyan digitális réteg kialakítása, amely összeköti azt, aminek együtt kell működnie.

Így néz ki számunkra a mezőgazdasági átállás

A digitális átállás ritkán történik egyetlen nagy projekt keretében.

Sokkal gyakrabban így néz ki:

először megoldunk egy konkrét működési problémát.

Aztán kiderül, hogy a probléma kapcsolódik egy másik folyamathoz.

Majd egy harmadikhoz.

Idővel kialakul egy olyan rendszer, amely már nem egyetlen feladatot old meg, hanem összeköti a vállalat működésének jelentős részét.

Az Exatechnél a folyamat a munkaerő-kezeléssel kezdődött.

Ma már ugyanennek az ökoszisztémának a része a terepi munkavégzés, a belső és külső munkaerő kezelése, az üzleti adatok, a kimutatások, az integrációk és a CRM is.

És valószínűleg ez a legfontosabb tanulság.

Nem technológiával kezdünk. Problémával kezdünk.

A BSQ-nál nem abból indulunk ki, hogy egy vállalatnak milyen szoftvert kellene vásárolnia.

Először azt próbáljuk megérteni, hol veszít időt.

Hol történik ugyanaz a munka kétszer.

Hol kerülnek adatok Excelbe azért, mert két rendszer nem kommunikál egymással.

Hol hiányzik információ a vezetői döntésekhez.

Hol kell még mindig telefonálni, üzenetet küldeni vagy papírt kitölteni egy olyan folyamatban, amely automatizálható lenne.

Ezután döntjük el, hogy a megfelelő megoldás egy új alkalmazás, egy integráció, egy automatizáció vagy a meglévő rendszerek összekötése.

Az Exatech projektje is így fejlődött egy konkrét megoldásból egy hosszú távon tovább építhető üzleti platformmá.

Mert a valódi digitális átállás nem attól történik meg, hogy egy vállalat több szoftvert használ.

Hanem attól, hogy a működése egyszerűbbé, mérhetőbbé és összekapcsoltabbá válik.